خطابات رسمية , خطوات وطريقة كتابة الخطابات الرسمية

نرى بان البعض في بعض الأوقات يتعرض لضرورة كتابة خطاب رسمى . وتكون الخطابات الرسمية من أجل شكاوى أو أجراء تعاملات رسمية أو الحصول على طلب موافقة لطلب ما من جهة رسمية معينة , ونجد بذلك أن الشخص في ذلك الوضع يحتاج إلى كتابة خطاب رسمي وعلية أن يكتب الخطاب بطريقة معينة هذه الطريقة معروفة داخل المؤسسات الحكومية . ونجد أيضا أن هناك متخصصون في كتابة الخطابات الرسمية مثل المحامين .

طريقة كتابة الخطاب

نجد عند كتابة خطاب معين يجب أن نتبع الأتي يجب أن نعلم أن هناك أنواع للخطابات الرسمية منها خطاب موجهة من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى وهناك خطاب موجهة من جهة رسمية إلى الأفراد ونجد أن هناك اختلافات في الصيغة بين كل منهما ولكن نجد شكل الخطاب يكون كالتالي:

عندما نستخدم ورق لكتابة الخطاب يجب أن يكون ورق أبيض أو أصفر سادة أو ورق يحتوى على شعار الجهة الراسلة ولا يجب استخدام ورق ملون أو ذو رسومات وزخارف .
نفضل عند كتابة الخطاب أن نستخدم برنامج word وحجم الخط يكون 16 وأن يكون نوع الخط Arial ، وإذا قمنا بكتابة الخطاب باليد يجب استخدام القلم الأزرق وممنوع استخدام أى لون كالأسود والأحمر .
يجب أن تكون المسافة بين الأسطر سطر واحد ونصف سطر .
يجب عدم وضع براويز أثناء الكتابة وأن تبدأ الكتابة في منتصف الورقة .

نموذج سيرة ذاتية , طريقة كتابة سيرة ذاتية نموذجية بدون اي اخطاء

كيفية صياغة كتابة الخطاب

سوف نأخذ نوع من أنواع الخطابات ونقوم بشرحه وهو كتابة الخطاب من الفرد إلى جهة رسمية .

1- الترويسة الرسمية

وهذه الترويسة تشمل عنوان المرسل ويجب أن يكتب في الجهة العلوية من الخطاب ويجب أن نراعى ترتيب العناوين

أولا يكتب أسم الشارع في السطر الأول وفي السطر الثاني يكتب أسم المدينة والرمز البريدي ونجد أن الشخص أذا كان يسكن في الريف عليه أن يكتب أسم قريته ثم المدينة التابع لها وفي السطر الثالث يكتب بمحاذاة جهة اليسار تاريخ تحرير الخطاب ويجب أن يكتب التاريخ كامل يوم ، شهر ، سنة .

2- العنوان الداخلي

يجب أن يكتب أسم وعنوان الشخص المرسل أليه ويجب أن نراعى الفراغ بين الترويسة والعنوان الداخلى ويجب أن يكتب العنوان والشارع في السطر الثانى والعنوان يحمل أسم المؤسسة والجهة التى يعمل لصالحها المرسل أليه .

3- التحية

التحية الافتتاحية تكون أسفل العنوان الداخل بسطرين أو ثلاثة أسطر وتبدأ كتابتها على يمين الورقة ونحى المرسل آلية بكلمات من السعادة مثل معالى الوزير وبعد خالص تحياتى ……. أو إذا كان الخطاب للمدير في العمل يمكن أن نكتب له في التحية وبعد خالص تحياتى لسعادة المدير العظيم الذى نعتبره بمثابة الأب الروحى لنا ……. وهكذا من الكلمات التى تعبر عن السعادة .

4- نص الخطاب

وهو الذى يحتوى على مضمون الخطاب نفسه وفيه يشرح الراسل قضيته أو شكوته إلى المؤسسة التى يرسل اليها الخطاب ويكون كتابة نص الخطاب بعد التحية بسطرين ويكتب الخطاب بطريقة مرتبة وواضحة وبأسلوب سهل وبسيط ويتميز بالموضوعية وعدم التكلف ويجب عدم لزق الكلمات بجانب بعضها وترك مسافة بين الكلمة وأخرى .